1. Mitä henkilötietoja Digital Flow Production kerää
Yhteystietoja kerätään useimmiten suoraan sinulta tai niitä saadaan Digital Flow Productionn tuotteiden tai palveluiden käytöstä sekä sopimuksentekohetkellä. Tarvitsemme toisinaan lisätietoja, jotta voimme pitää tiedot ajan tasalla tai varmistaa saamiemme tietojen oikeellisuuden.
Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:
- Tuntemistiedot: Nimi ja asema yrityksessä.
- Yhteystiedot: puhelinnumerot, sähköpostit ja osoitteet (ml. postiosoite) sekä ulkomaisista osoitteista kotimaa.
- Lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot: verotusmaa tai ulkomainen verorekisterinumero.
Henkilötiedot, joita voimme kerätä sinulta
Osa Digital Flow Productionin keräämistä henkilötiedoista on saatu suoraan sinulta. Keräämme esimerkiksi uusilta asiakkailta nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, aseman yrityksessä sekä posti- ja laskutusosoitteen, jotta voimme tarjota asiakkaalle kulloinkin kyseessä olevan tuotteen tai palvelun. Keräämme tietoa myös meille digitaalisten kanaviemme kautta lähettämistäsi viesteistä, kuten palautteista tai pyynnöistä. Puheluita ja chat-keskusteluja voidaan myös nauhoittaa ja tallentaa toimeksiantojen vahvistamiseksi tai dokumentaatio-, laaduntarkkailu- ja kehitystarkoituksiin. Turvallisuussyistä meillä voi olla valvontakameroita toimitiloissamme.
Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta osapuolilta:
Julkisesti saatavilla olevat tiedot ja tiedot muista ulkoisista lähteistä: viranomaisten ylläpitämät rekisterit (esim. verohallinnon rekisterit, yritysrekisterit ja valvontaviranomaisten rekisterit), luottotietorekisterit ja muut kaupalliset tiedonvälittäjät sekä muilta yhtiöiltä, joiden kanssa teemme yhteistyötä.
2. Miten Digital Flow Production voi käyttää henkilötietojasi ja millä oikeusperusteilla
Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvollisuutemme ja jotta voimme tehdä sinulle tarjouksia sekä antaa neuvontaa ja palveluita.
Palvelu- ja tuotesopimusten tekeminen ja hallinnointi (sopimuksen täytäntöön paneminen)
Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on kerätä, käsitellä ja varmentaa henkilötiedot ennen tarjouksen ja sopimuksen tekemistä sekä dokumentoida, hallinnoida ja toteuttaa sopimuksen mukaiset tehtävät.
Esimerkkejä sopimuksen täytäntöön panemiseen liittyvistä tehtävistä:
- verkkosivujen tai muiden Digital Flow Producitionin tuottemien palveluiden perustemiseen liittyvät asiat
mainoskampanjan perustamiseen liittyvät prosessit - asiakaspalvelu sopimusaikana
- kuvien ja muiden mainosmateriaalien lähettäjän vahvistaminen
Laissa, säännöksissä tai viranomaisten ja valvontaviranomaisten päätöksissä määriteltyjen vaatimusten ja velvollisuuksien noudattaminen (lakisääteinen velvollisuus)
Sopimuksen täytäntöön panemisen lisäksi myös laissa, säännöksissä ja viranomaisten päätöksissä määriteltyjen velvollisuuksien noudattaminen edellyttää meiltä henkilötietojen käsittelyä.
Esimerkkejä lakisääteisistä velvoitteista, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä:
- kirjanpitosäädökset
- raportointi vero- , poliisi- , täytäntöönpano- ja valvontaviranomaisille
- riskienhallintaan liittyvät velvollisuudet, kuten luottoriskit
- muut velvollisuudet, jotka liittyvät palvelu- tai tuotekohtaiseen lainsäädäntöön, kuten mainonnan sisältöön ja immateriaalioikeuksiin
- Markkinointi-, tuote- ja asiakasanalyysit (oikeutettu etu)
Henkilötietoja käsitellään myös markkinointi-, tuote- ja asiakasanalyysien yhteydessä. Markkinointitoimet, prosessien, liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus, perustuvat osittain henkilötietojen käsittelyyn. Näin voimme parantaa tuotevalikoimaamme ja optimoida asiakkaille tarjottavia palveluita. Tähän saattaa liittyä myös profilointia (ks. alla).
Digital Flow Productionilla on oikeutettu etu käyttää profilointia esimerkiksi markkinointitarkoituksissa tehtäviin asiakasanalyyseihin.
Suostumus
Pyydämme sinulta tietyissä tilanteissa suostumusta henkilötietojesi käsittelyyn. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi sopimuksen tekeminen, tarjouksen tekeminen tai muu markkinointitarkoitukseen liittyvä toimenpide. Suostumuspyyntö sisältää tietoa kyseisten tietojen käsittelystä. Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi.
3. Kenelle Digital Flow Production voi luovuttaa henkilötietoja
Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille tahoille, kuten viranomaisille, tavaran- ja palveluntoimittajille, maksupalvelujen tarjoajille sekä liikekumppaneille. Varmistamme aina ennen tietojen luovuttamista, että asiaan kuuluvia salassapitovelvoitteita noudatetaan.
Palveluiden tarjoaminen ja sopimuksien noudattaminen saattaa edellyttää joissakin tapauksissa henkilötietojesi luovuttamista.
Kolmannet osapuolet
Luovutamme henkilöllisyytesi todentamiseksi ja toimeksiannon tai sopimuksen täytäntöön panemiseksi tarvittavia tietoja yrityksille, joiden kanssa teemme yhteistyötä voidaksemme tarjota palveluitamme.
Luovutamme henkilötietoja myös viranomaisille siinä määrin kuin laki niin velvoittaa. Näihin viranomaisiin kuuluvat esimerkiksi vero-, poliisi-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaiset asianomaisissa maissa.
Tietoja luovutetaan lisäksi Digital Flow Productionin ulkoisille liikekumppaneille sinun suostumuksellasi tai lainsäädännön mukaisesti.
Olemme tehneet valittujen palveluntoimittajien kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Digital Flow Productionin puolesta. Tällaisia sopimuksia on tehty esimerkiksi ohjelmistokehitys-, ylläpito-, palvelin- ja IT-tukipalveluita tarjoavien toimittajien kanssa.
Tiedonsiirto kolmansiin maihin
Digital Flow Production voi joissain tapauksissa siirtää henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolisissa, eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa toimiville organisaatioille.
Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:
EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.
Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.
Erityistilanteisiin sovelletaan poikkeuksia, jos esimerkiksi sopimuksen täytäntöön paneminen sitä edellyttää tai olet antanut suostumuksesi kyseisten tietojen siirtämiseen.
4. Miten Digital Flow Production suojaa henkilötietoja?
Henkilötietojen suojaaminen on meille tärkeää. Käytössämme on asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.
5. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi
Sinulla on seuraavia oikeuksia Digital Flow Productionin hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen:
A) Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi
Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi. Oikeutta tutustua voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan ja Digital Flow Productionin liiketoimintakonseptin ja liiketoiminnan käytäntöjen nojalla. Digital Flow Productionin liikesalaisuudet sekä sisäiset arviot ja materiaalit saattavat vaikuttaa siihen, että tietoihin pääsyä rajoitetaan.
B) Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin
Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä rajoita.
C) Oikeus pyytää tietojen poistamista
Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:
Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä.
Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä.
Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa.
Tietojen käsittely on lainvastaista.
Kyse on alaikäisen henkilötiedoista.
D) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
Jos kiistät rekisteröimiemme tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko oikeutetut etumme ensisijaisia sinun etuihisi nähden.
Jos sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista rekistereistämme, voit sen sijaan pyytää, että rajoitamme näiden tietojen käsittelyn vain tietojen säilyttämiseen. Jos sinua koskevien rekisteröityjen tietojen käsittely on tarpeellista ainoastaan oikeusvaateen esittämiseksi, voit myös vaatia, että tietojen muu käsittely rajoitetaan vain tietojen säilyttämiseen. Saatamme käsitellä tietojasi muissa tarkoituksissa, jos oikeusvaateen esittäminen sitä edellyttää tai jos olet antanut siihen suostumuksesi.
E) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun etumme perusteella
Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
F) Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Tiedot voidaan myös siirtää meiltä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on turvallista ja teknisesti mahdollista.
Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Huomioithan, että voimme myös säilyttää ja käyttää tietojasi, jos se on tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai sopimusten täytäntöön panemiseksi.
6. Evästeet
Digital Flow Production kerää, käsittelee ja analysoi verkkosivustojensa käyttöön liittyviä tietoja. Verkkoliikennettä koskeva tieto on tietoa, joka liittyy verkkosivuston kävijöihin ja jota käsitellään tietoliikenneverkoissa viestien lähettämistä, jakelua ja saataville asettamista varten.
Käytämme evästeitä ja muuta vastaavaa teknologiaa, jotta voimme toimittaa sinulle tuotteita ja palveluita, tarjota turvallisen verkkoympäristön, toteuttaa markkinointitoimia, mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen verkossa, seurata verkkosivustomme analytiikkaa ja tarjota sinulle mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä. Tietoja ei käytetä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen ellei laki toisin edellytä.
Voit valita selaimesi asetuksista, hyväksytkö evästeiden käytön. Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit käyttää Digital Flow Productionin verkkosivustoa ja osaa palveluista, mutta tämä valinta voi rajoittaa merkittävästi sivuston ja palveluiden toiminnallisuutta.
Lisätietoa evästeistä annetaan Digital Flow Productionin verkkosivuilla.
7. Kuinka kauan Digital Flow Production säilyttää henkilötietoja
Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.
Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen ja niin kauan kuin lakien ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät. Jos säilytämme tietojasi muihin tarkoituksiin kuin sopimuksen täytäntöön panemiseen, kuten kirjanpitoon, säilytämme tietoja vain, jos se on kyseisen tarkoituksen kannalta tarpeellista ja/tai laissa ja säännöksissä määrättyä.
Tietojen säilyttämistä koskevissa velvoitteissa on eroavaisuuksia eri maiden paikallisista lainsäädännöistä johtuen.
Esimerkiksi:
- Kirjanpitosäädökset: kymmeneen vuoteen asti
- Muut velvollisuudet, jotka liittyvät palvelu- tai tuotekohtaiseen lainsäädäntöön.
- Tiedot sopimuksen täytäntöön panemisesta: kymmeneen vuoteen asti asiakassuhteen päättymisestä oikeusvaateilta puolustautumista varten
Yllä olevat esimerkit ovat ainoastaan selvennykseksi. Tietojen säilytysajat voivat vaihdella maittain.
8. Miten tähän ja evästeitä koskevaan selosteeseen tehdään muutoksia
Parannamme ja kehitämme palveluitamme, tuotteitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Digital Flow Production ei rajoita tietosuojaselosteessa kuvattuja tai soveltuvien tietosuojalakien mukaisia oikeuksiasi niillä lainkäyttöalueilla, joissa Digital Flow Production toimii. Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, annamme siitä selkeän ilmoituksen silloin, kun sovellettava laki niin edellyttää. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.
9. Yhteydenotto Digital Flow Productioniin tai tietosuojaviranomaiseen
Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta, voit ottaa yhteyttä Digital Flow Productionin asiakaspalveluun, johon voit lähettää yhteydenottosi sähköpostitse osoitteeseen info@Digital Flow Production tai kirjeitse osoitteeseen Digital Flow Production, Huhdanpaju 8 A 17. 03100 NUMMELA. Voit myös tehdä valituksen tai ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen missä tahansa maassa, jossa Digital Flow Production tarjoaa sinulle tuotteita tai palveluita.